De werkgever gebruikt een bedrijfskaart of zoveel bedrijfskaarten als er nodig zijn om in het transport- of in het touringcarbedrijf de verplichtingen na te komen die opgelegd zijn op basis van de Arbeidstijdenwetgeving. De vervoerder kan tot 62 bedrijfskaarten aanvragen bij Kiwa Register.
Voordat een nieuwe vrachtauto of autobus in gebruik wordt genomen, plaatst de ondernemer de bedrijfskaart in de tachograaf en meldt zich aan. Vanaf dat moment worden de data die daarop staan, alleen maar zichtbaar gemaakt voor het bedrijf waar het voertuig wordt gebruikt. Als aan het einde van de gebruiksperiode van deze vrachtauto of autobus het voertuig wordt verkocht of ingeruild, zal de ondernemer met de bedrijfskaart dit voertuig afmelden waardoor nadien anderen geen inzage hebben in de gegevens die daarop zijn vastgelegd.
Een soortgelijke handeling zal de ondernemer ook steeds moeten doen bij vrachtauto’s of autobussen die voor een korte of langere periode worden gehuurd.
De werkgever heeft op basis van de Arbeidstijdenwetgeving de verplichting de werkzaamheden van de chauffeurs te laten vastleggen. Dit gebeurt dus door middel van de tachograaf. Vervolgens moet hij, volgens deze wetgeving, deze gegevens bewaren voor een periode van minimaal één jaar.
Aangezien de bestuurderskaart een hoeveelheid informatie kan opslaan over een periode van 28 dagen, zal de werkgever dus steeds op tijd de opgeslagen informatie op de bestuurderskaart moeten kopiëren en op het kantoor van de onderneming moeten bewaren.
De werkgever heeft op basis van de Arbeidstijdenwetgeving de verplichting de werkzaamheden van de chauffeurs te laten vastleggen. Dit gebeurt dus door middel van de tachograaf. Vervolgens moet hij, volgens deze wetgeving, deze gegevens bewaren voor een periode van minimaal één jaar.
Aangezien de bestuurderskaart een hoeveelheid informatie kan opslaan over een periode van 28 dagen, zal de werkgever dus steeds op tijd de opgeslagen informatie op de bestuurderskaart moeten kopiëren en op het kantoor van de onderneming moeten bewaren.
In artikel 11 van de Regeling tachograafkaarten staat vermeld dat de werkgever de gegevens van de bestuurderskaart eens per 28 dagen moet kopiëren en vastleggen in de bedrijfsadministratie. Veel bedrijven gebruiken hiervoor zogenaamde kaartlezers die op het kantoor of in de kantine hangen en waar de chauffeur zelf zijn kaart kan laten uitlezen. Tegenwoordig kan dit ook op afstand waardoor je niet apart langs hoeft te komen. Als je 4 weken op vakantie gaat, dan is het niet nodig om tijdens je vakantie de gegevens te kopiëren, er is geen nieuwe data bijgekomen.
Voor wat betreft het intern geheugen van de tachograaf moet de werkgever er voor zorgen dat uiterlijk eens per 90 dagen de gegevens hiervan worden gekopieerd en opgeslagen in de bedrijfsadministratie.
Op het moment dat dit heeft plaatsgevonden moet de werkgever controleren of op basis van die gegevens de rij- en rusttijden door de chauffeur in acht zijn genomen. Is dit niet het geval dan zal de werkgever in overleg moeten met de chauffeurs om hierin verbetering te brengen. Anders gezegd, de werkgever moet toezicht houden op de naleving van de rij- en rusttijden.
Uiteraard moet de werkgever, voordat hij een voertuig verkoopt of buiten gebruik stelt, ervoor zorgen dat de gegevens van het interne geheugen nog worden overgezet op de computer van de zaak.
Daarnaast heeft de werkgever de verplichting om de tachograaf uiterlijk iedere twee jaar ter keuring aan te bieden bij een erkende installateur. De installateur zal bij goedkeuring hiervan een installatieplaatje aanbrengen in of nabij de tachograaf. Hierop is ondermeer ook te zien wanneer de tachograaf uiterlijk wederom gekeurd moet worden.
Langzaam maar zeker zal de taak om periodiek de vrachtauto’s of autobussen te downloaden steeds verder afnemen omdat steeds meer voertuigen worden voorzien van apparatuur die de data doorsturen via GPS. Dit levert natuurlijk een behoorlijke kostenbesparing op omdat niet steeds iedere vrachtauto of autobus periodiek moet worden uitgelezen.
Toezicht houden
Op het moment dat alle gegevens op de computer zijn opgeslagen, kan door middel van de juiste programmatuur snel worden vastgesteld in hoeverre de regels met betrekking tot de rij- en rusttijden op de juiste wijze zijn nageleefd.
Per chauffeur is dan eenvoudig te zien welke overtredingen er zijn gepleegd ten aanzien van die rij- en rusttijden.
De werkgever heeft dan de taak de chauffeur hierover aan te spreken en dit vast te leggen.
Op het moment dat de gegevens van de bestuurderskaart en het interne geheugen worden overgezet op de computer van de zaak, wordt er niets gewist op de bestuurderskaart en het interne geheugen, alleen maar gekopieerd.
Aansprakelijkheid bij overtredingen
Als er in strijd is gehandeld met de Arbeidstijdenwet, dan is in principe de werkgever aansprakelijk. De werkgever is echter niet strafbaar als hij kan aantonen dat hij:
- de nodige bevelen heeft gegeven;
- de nodige maatregelen heeft genomen;
- de nodige middelen heeft verstrekt;
- het nodige toezicht heeft gehouden.
(ezelsbruggetje: BeMaMiToe)
Als dus achteraf blijkt dat de werkgever het nodige heeft gedaan om de naleving van de voorschriften te verzekeren, dan levert het niet naleven van de regels een strafbaar feit op voor de chauffeur.
