Indien een chauffeur onderweg wordt gecontroleerd, mogen de controleurs de rij- en rusttijd controleren aan de hand van de gegevens op de bestuurderskaart en op het interne geheugen.
Meestal zal een controleur zijn controlepas in de tachograaf aanbrengen in de rechter kaartsleuf om te kunnen controleren in hoeverre de rij- rusttijden zijn nageleefd. Daarvoor dient dan de bestuurderskaart gewoon in kaartsleuf 1 aanwezig te zijn.
Op het moment dat die controleur zijn kaart in de tachograaf plaatst, worden de gegevens van hem automatisch opgeslagen op je bestuurderskaart en op het interne geheugen. De chauffeur hoeft aan het einde van de controle geen bevestiging meer te vragen dat hij gecontroleerd is.

De tijd die wordt besteed aan die controle kan worden weggeschreven onder beschikbaarheidstijd.

De controleur mag prints maken of gegevens downloaden om als bewijsmateriaal te dienen. Hij is echter niet bevoegd bestuurderskaarten in te nemen of in beslag te nemen tenzij daar misbruik van wordt gemaakt.
In de regel wordt niet verder teruggekeken dan één week. In die periode wordt gekeken of de dagelijkse rusttijden en de wekelijkse rusttijd in acht zijn genomen. Uiteraard wordt wel gekeken in hoeverre de ononderbroken rijtijden en de pauzes in orde zijn.
Bij een controle zien we ook steeds meer dat de controleur bij het laden of het lossen controleert of het schakelorgaan op de pauzestand staat, hetgeen natuurlijk niet is toegestaan.

De tijd, die niet door een tachograaf wordt geregistreerd moet achteraf handmatig door de chauffeur worden ingevoerd of worden verantwoord. Voor een analoge tachograaf mag dat op de achterzijde van een tachograafschijf. Uiteraard op de voorzijde ook je persoonlijke gegevens invullen.
Voor de digitale tachograaf dienen die tijden via het invoermenu te worden verantwoord.

In artikel 34 en volgende van die nieuwe 165/2014 EU-verordening kun je lezen, dat niet alleen andere werkzaamheden (hamertjessymbool), maar ook de beschikbaarheid (Vierkantje met schuine streep) en pauze (onderbreking) en/of rust (bedjessymbool) – al dan niet achteraf – moeten worden geregistreerd.
Waar je je ook bevindt, je moet steeds over een periode van de lopende dag en 28 daaraan voorafgaande dagen, kunnen laten zien welke vervoerswerkzaamheden je hebt verricht.
Controleurs kunnen ook verzoeken een print-out te maken van bepaalde dagen. Daar moet je dan wel gehoor aan geven. Werk zo veel mogelijk mee aan een controle, des te minder problemen zul je dan ondervinden. Wanneer dit fysiek in de tachograaf niet mogelijk is mag op vrijwillige basis het verlofbriefje getoond worden.

In de praktijk kan zich vaak een probleem voordoen met chauffeurs, die slechts een aantal uren per dag of per week rijden. Formeel hoef je, indien je op een dag of meerdere dagen niet met een vrachtauto of autobus op de openbare weg rijdt, die uren niet in de tachograaf te registreren, want je valt dan – net als kantoorpersoneel of andere werknemers – onder de plicht dat de uren op grond van de Arbeidstijdenwet op een andere manier mogen worden geregistreerd. Denk maar aan de ouderwetse prikklok etc.
Die registratieplicht is een verantwoordelijkheid van de werkgever.

Ook is het mogelijk, dat iemand met een vrachtauto gaat rijden en vervolgens een aantal dagen ‘op karwei’ is. Bijvoorbeeld montagewerkzaamheden. Op het einde van de week, zou dan sowieso voor men terugrijdt naar de basis, eerst alle tijd verantwoord moeten worden. Dit omdat men dan bij die klus, die uren niet d.m.v. een prikklok of dergelijke kon registreren.

Onlangs heeft het ILT binnen haar afdelingen en ook naar naar buiten toe het een en ander nader gecommuniceerd.
Vast staat nu, dat achteraf alle tijd na het laatste gebruik van de bestuurderskaart moet worden vastgelegd.

Een en ander is door de Europese commissie geregeld na het buiten werking stellen van ‘de verlofbrief’. (Dat is de zogenaamde ‘Verklaring van Activiteiten’ ook wel het Patronaal Attest genoemd. Die mag overigens op vrijwillige basis nog wel worden gebruikt en is bij het rijden met een analoge tachograaf misschien wel de best denkbare oplossing).
Die registratie zal in de meeste gevallen gewoon rust zijn, dus dat stelt qua extra werkzaamheden niet heel veel voor.

Een probleem doet zich voor bij de mensen die heel andere werkzaamheden doen en / of zo af en toe met de vrachtauto een ritje maken.
Als voorbeeld een firma die kozijnen maakt en monteert. De werknemers rijden met een vrachtauto vol kozijnen naar een object aan de andere kant van het land. Nadat men gearriveerd is, blijft men daar de rest van de week om die kozijnen te monteren en gaat men na een dag of drie, vier weer terug.
Tussen aankomst en vertrek rijdt men niet met de vrachtauto.
Als men bij vertrek, zeg op vrijdagmiddag, alle werkzaamheden alsnog moet invoeren, komt men niet meer thuis vanwege de gespecificeerde hoeveelheid invoer.

Daarover heeft de ILT onlangs dus het volgende standpunt gecommuniceerd:
Alleen de dag van vertrek moet volledig ingevoerd zijn: Stel dat men om 6 uur begint met het laden, dan vult men tot 6 uur rust in. Vanaf 6 uur vult men de werkzaamheden in van die dag (inclusief bijvoorbeeld de middagpauze) en als dat klaar is kan men gaan rijden.
Voor de tussenliggende dagen (montagedagen op locatie) staat er rust op de kaart geregistreerd. Bij controle dient men te melden dat men behalve chauffeurswerkzaamheden ook andere werkzaamheden doet.
Daar moet dan wel registratie van gevoerd zijn (is ook verplicht overigens conform de Arbeidstijdenwet), maar dat mag een zogenaamde * ‘vormvrije’ registratie zijn. Uit die registratie moet dan precies blijken wat men op welk moment van zo’n dag heeft gedaan.

Aan een controle moet altijd medewerking worden verleend.

Een probleem doet zich voor bij de mensen die heel andere werkzaamheden doen en / of zo af en toe met de vrachtauto een ritje maken.
Als voorbeeld een firma die kozijnen maakt en monteert. De werknemers rijden met een vrachtauto vol kozijnen naar een object aan de andere kant van het land. Nadat men gearriveerd is, blijft men daar de rest van de week om die kozijnen te monteren en gaat men na een dag of drie, vier weer terug.
Tussen aankomst en vertrek rijdt men niet met de vrachtauto.
Als men bij vertrek, zeg op vrijdagmiddag, alle werkzaamheden alsnog moet invoeren, komt men niet meer thuis vanwege de gespecificeerde hoeveelheid invoer.

Daarover heeft de ILT onlangs dus het volgende standpunt gecommuniceerd:
Alleen de dag van vertrek moet volledig ingevoerd zijn: Stel dat men om 6 uur begint met het laden, dan vult men tot 6 uur rust in. Vanaf 6 uur vult men de werkzaamheden in van die dag (inclusief bijvoorbeeld de middagpauze) en als dat klaar is kan men gaan rijden.
Voor de tussenliggende dagen (montagedagen op locatie) staat er rust op de kaart geregistreerd. Bij controle dient men te melden dat men behalve chauffeurswerkzaamheden ook andere werkzaamheden doet.
Daar moet dan wel registratie van gevoerd zijn (is ook verplicht overigens conform de Arbeidstijdenwet), maar dat mag een zogenaamde * ‘vormvrije’ registratie zijn. Uit die registratie moet dan precies blijken wat men op welk moment van zo’n dag heeft gedaan.

Een ander voorbeeld: Een medewerker van een bank werkt van maandag tot en met donderdag bij die bank, hij heeft op vrijdag een vrije dag en rijdt 1 keer per 14 dagen op zaterdag met een vrachtwagen van een transportbedrijf.
Op die zaterdag doet hij verder geen andere werkzaamheden. Hij rijdt om 8 uur weg en komt in de loop van de dag weer terug. Bij de start moet de bestuurderskaart in de tachograaf. Hij vult rust in sinds het vorige gebruik van de bestuurderskaart en gaat daarna rijden. Uiteraard verantwoordt hij de werkzaamheden van die bewuste ‘rijdag’ ook netjes op de bestuurderskaart.
Verder heeft hij altijd een brief van die 1e werkgever – in dit geval dus de bank – bij zich, waarin staat op welke tijden hij bij die bank werkt.

In bovenstaande beide voorbeelden is weergegeven, hoe er volgens het ILT met het achteraf registreren van uren moet worden gehandeld!

NB.: Dit betreft situaties, waar in Nederland op het hierboven vermelde mee wordt om gegaan. Ga je naar het buitenland, dan moet altijd en eerst alle – voorafgaande – tijd op een bestuurderskaart worden verantwoord.
Doe je dat niet, dan loop je zeker buiten Nederland bij een controle tegen een boete aan!